Какое следующее действие? 5 идей для продуктивности.

Рецензия на книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»

Искусство продуктивности без стресса

заключается в том,  чтобы создать  для себя

нужные напоминания  о нужных  вещах,

которые вы заметите в нужное время.

Д.Аллен

…и в нужном месте.

О.Збарская

 

Мировой бестселлер Д.Аллена долго лежал в моей стопке книг «на прочтение». Я планировала  прочесть книгу еще в январе, но  1) то одно, 2) то другое. А книга лежала,  маячила обложкой, дразнила заголовком и подзаголовком – «Искусство продуктивности без стресса».

Когда я, наконец, высвободила себе время на прочтение, был март. И первая мысль, прилетевшая в голову:

-Эх, чего ж я так долго тянула!..

Начала бы читать сразу – глядишь, к марту уже целая кучка полезных книг была прочитана.

дела в порядок

Как ясно из названия, книга посвящена, пожалуй, главной проблеме современного человека: высокой плотности жизни, большому количеству забот и обязательств и, как следствие – стрессу, прокрастинации, потере эффективности.

Автор посвящает читателя в свою методику Getting Things Done – то, что в конечном варианте книги переведено как «искусство продуктивности», а я бы дала этому название – «как довести все дела до ума».

Если тема для вас актуальна – готовьтесь к 400 страницам плотненькой информации.

Тем, кто перепробовал разные методики селф-менеджмента и ищет «волшебные таблетки» – хорошая новость: они здесь есть! Несмотря на большое количество очевидных вещей – в книге есть и идеи, ставшие для меня новыми! А ведь я опытный  управленец и прокрастинатор…

Вот та кучка хороших идей, которые я взяла на вооружение во время прочтения «Как привести дела в порядок»:

Идея 1. Не держите дела в голове – переносите их на внешние носители.

Одна из супер-идей этой книги! В ее основе – идея о том, что пока мысли обо всем, что нужно сделать, находятся у вас в голове – вы не сможете быть продуктивны, вы будете продолжать думать и беспокоиться об этих делах. Освободите свое сознание – перенесите все требующее вашего внимания в ваш внешний планировщик попроектно.

Идея 2.  Планирование «снизу».

Мы привыкли к тому, что планирование начинается с глобальных целей, а уже дальше цели декомпозируются в более мелкие, вплоть до уровня конкретных задач. Я сама неоднократно сталкивалась с тем, что при таком подходе многие люди просто не в состоянии обозначить конкретную задачу-действие и продолжают говорить абстрактными и глобальными категориями. Зато когда применяешь подход «снизу» – мозг перестраивается уже на конкретные задачи и гораздо проще поднимается до уровня целей, которые достигаются выполнением  этих задач.

снизу

Идея 3. «Положить под  дверь».

Это как раз про мысль, вынесенную в эпиграф. Предположим, вы пообещали коллеге дать почитать книгу. Как утром не забыть ее? Положите накануне пакет с этой книгой рядом с входной дверью. Уходя утром, вы наверняка обратите внимание – «что это такое лежит под дверью?» – и вспомните о своем обещании. Вуаля! Обещание выполнено! Искусство продуктивности как раз и состоит в том, чтобы создать себе систему таких – ВНЕШНИХ!- напоминалок.

Идея 4. Сбор, обработка, организация, обдумывание, выполнение.

Это 5 этапов приведения дел в порядок. Автор, ссылаясь на свой опыт, определяет главную проблему многих управленцев: их дела не систематизированы. Проверьте себя: как организована система хранения всего, что требуется вам для работы? Уверена, что каждый из вас найдет недочеты.

Аллен рассказывает, что  в каждом своем консалтинговом проекте на первом этапе он днями сидит рядом с клиентом, пока тот извлекает из своих столов и шкафов разные бумаги и предметы и затем определяет, что с этим делать, куда отнести –  а потом то же самое происходит с компьютерными файлами. Клиенты неизменно удивляются терпению Аллена, а он же определяет этот этап как самую важную часть работы. После того, как этот этап завершен –сознание клиента освобождается и мобилизуется для обдумывания действительно важных дел.

Я родилась в семье систематизаторов. Как минимум 3 поколения моих предков работали бухгалтерами. По сей день я часто ощущаю себя белой вороной в семье: искусство систематизации дается мне с трудом. Во время прочтения книги я несколько раз вскакивала, чтобы записать в ежедневник те дела, которые ждали своего выполнения и могли быть забыты. Мое сознание услужливо мне подсказывало, где «белые пятна» в  виде несистематизированных объемов информации. На этот момент у меня уже запланировано дело по выделению дома одного конкретного пространства для хранения книги наработок для тренингов и консультаций. Сегодня весь этот массив почти бессистемно рассован по 4-5 местам квартиры.

Идея 5.  Какой следующий шаг?

Это общеизвестный факт: многие из нас просто не начинают важные проекты только потому, что объем работы кажется неподъемным. Общеизвестно также и решение этой проблемы: разбить проект на мелкие подпроекты – и тогда массив не будет казаться таким уж ужасающим.

Чтобы точно знать, с какой стороны подступиться к проекту, важно задавать себе вопрос: Какое следующее  действие я должна сделать?

следующий шаг

Этот вопрос хорош еще и тем, что снижает накал негативных эмоций, когда мы беспокоимся о неподъемности проекта. Мы с его помощью как бы переводим свое сознание в область решения, конкретных действий, и мозг вместо негатива и тревоги включает конструктив. Наверняка вам знакомо это чувство: в сложной ситуации волнуешься-беспокоишься-тревожишься, но когда четко принимаешь решение, что именно надо сделать – становится ощутимо легче!

***

Есть и еще 3 идеи в этой книге, которые я уже реализую, но которые хочу озвучить в этом отзыве, поскольку они очень крутые!

  1. Обдумывание не приходит само. Как и занятия спортом, оно требует осознанности.

Смысл в том, что если вам требуется обдумать какой-то проект, принять взвешенное решение и т.п. – выделите для этого специальное время, сядьте с листом и карандашом и обдумайте. Возможно, вы не придете к результату с первого раза. Мой опыт подсказывает: когда процесс осознанного обдумывания запущен, подкорка начинает «кубатурить» с большей эффективностью, чем в случае, когда вы этого не сделали.

  1. Контекстное планирование.

Аллен предлагает 4 вида планирования, один из которых – планирование по контексту. В чем его суть? Предположим, вы работаете в режиме home office. Предположим, вы живете на окраине города. Предположим, у вас по плану есть в центре города встреча. Подумайте-посмотрите свой планировщик: какие еще задачи вы можете решить попутно? Может быть, назначить еще пару встреч, которые не срочные, но хорошо бы их провести? Или забрать пиджак из химчистки? Или заодно заехать в банк и разобраться с непонятками по кредитке?

Суть: объединяйте дела, которые вы можете сделать в едином контексте. Например, «в машине». Или «за компьютером».

  1. «Когда-нибудь потом».

Дела, которые требуют выполнения, делятся на 2 категории: привязанные ко времени и непривязанные.  Наверняка у вас есть идеи действий, которые необязательно делать прямо сейчас, но они же почему-то появились в вашем планировщике. Скорее всего это дела из категории крылатых идей, экспериментов, стратегических штук (квадрат важное-несрочное по Эйзенхауэру). Эти дела важно хранить в планировщике и регулярно просматривать. Именно они дают полет вашей креативности, не  позволяют погрязнуть в текучке, развивают и поднимают на новые высоты.

когда-нибудь

***

В завершение хочу сказать расхожую истину.

Знать – не значит уметь, а уметь – не значит применять. Вот многие идеи мне хорошо знакомы. И была у меня попытка быстро пролистать те страницы, на которых Дэвид подробнеько разжевывает известные мне инструменты. Но тут меня, бизнес-тренера и прокрастинатора со стажем, как-то больнёхонько уколола мысль: и толку,  что ты это знаешь? Наверное, именно поэтому  у тебя книги и сценарии тренингов по всей квартире рассортированы?

бардак

…и пошла приводить свои тренерско-консультационные дела в порядок. Какой там у меня следующий шаг?

 

 

 

 

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *